AGFI供应商中心功能手册

1、目录目 录第1章概述- 1 -1.1供应商中心简介- 1 -1.2供应商中心的业务类型- 2 -1.3供应商中心主窗口- 2 -1.4图标说明- 2 -第2章供应商卡片- 4 -2.1供应商卡片- 4 -2.2供应商卡片清理- 10 -2.3供应商卡片数据传输- 11 -2.4供应商组设置- 11 -第3章单据管理- 12 -3.1单据处理- 12 -3.1.1应付单录入- 12 -3.1.2退货单录入- 16 -3.1.3应付单冲红- 17 -3.1.4单据修改- 18 -3.1.5单据查询- 18 -3.1.6应付计划管理- 19 -3.2采购发票处理- 21 -3.2.1发票管理- 21

2、 -3.2.2发票记账- 24 -3.3应付账款处理- 25 -3.3.1应付账款核销- 25 -3.3.2应付账款反核销- 27 -3.3.3应付账款成批自动核销- 28 -3.3.4应付账款成批自动反核销- 30 -3.3.5应付账款核销列表- 30 -3.3.6应付冲预付- 31 -3.3.7应付冲应收- 32 -3.3.8债权债务转移- 32 -3.3.9应付账款内部往来对账- 33 -3.4外部业务数据导入- 33 -3.4.1定义外部数据源- 34 -3.4.2定义外部数据规范- 34 -3.4.3外部数据导入- 34 -3.4.4外部传票处理- 34 -第4章账龄分析- 36 -

3、4.1账龄分析- 36 -4.2应付账款预警表- 38 -4.3到期账款汇总表- 39 -第5章货币重估- 41 -5.1期末货币重估- 41 -第6章应付报表- 43 -6.1业务报表- 43 -6.1.1供应商往来账款明细表- 43 -6.1.2供应商应付账款明细表- 44 -6.1.3供应商往来账款汇总表- 44 -6.1.4往来账款支付明细表- 44 -6.1.5往来账款冲销明细表- 45 -6.1.6往来账款支付汇总表- 45 -6.1.7往来账款核销明细表- 45 -6.1.8往来账款核销汇总表- 45 -6.1.9往来账款对账单- 45 -6.1.10供应商往来业务单据- 46

4、-6.2往来账簿- 46 -6.2.1供应商往来总分类账- 46 -6.2.2供应商往来账余额表- 47 -6.2.3单供应商往来明细账- 47 -6.2.4多供应商往来明细账- 48 -6.2.5供应商辅助项余额表- 49 -6.2.6供应商辅助项明细账- 51 -6.2.7供应商部门往来余额表- 51 -6.2.8供应商辅助项多栏明细账- 52 -6.2.9供应商数量余额表- 53 -6.2.10供应商辅助项数量明细账- 53 -6.3其他报表- 53 -6.3.1报表中心报表- 53 -6.3.2自定义报表- 53 -第7章供应商分析- 54 -7.1供应商列表- 54 -7.1.1供应

5、商一览表- 54 -7.1.2供应商信用等级情况表- 54 -7.2分析报表- 54 -7.2.1应付账款同比分析表- 54 -7.3业务追踪- 56 -7.3.1采购订单追踪表- 56 -7.4供应商评估- 56 -7.4.1配置项维护- 59 -7.4.2资信评估- 60 -7.4.3综合评估- 61 -第8章供应商计息- 62 -8.1基础设置- 62 -8.1.1利率设置- 62 -8.1.2凭证模板设置- 62 -8.2供应商计息- 62 -8.2.1供应商科目计息- 62 -8.2.2供应商辅助项计息- 63 -第9章初始与设置- 64 -9.1基本设置- 64 -9.1.1基本选

6、项设置- 64 -9.1.2数量折扣设置- 66 -9.1.3商业折扣设置- 66 -9.1.4现金折扣设置- 66 -9.1.5报警级别设置- 68 -9.1.6账龄区间设置- 68 -9.1.7基本科目设置- 69 -9.1.8外币科目设置- 70 -9.1.9套打格式设置- 70 -9.2数据初始- 70 -9.2.1供应商应付余额初始- 71 -9.2.2供应商完成初始化- 71 - 64 -第1章 概述第1章 概述1.1 供应商中心简介供应商中心子系统（以下简称系统）是新中大系统的核心系统之一，凡是与供应商或应付账款有关的操作和处理都可以在供应商中心中得到反映，其发生的交易事项可以自

7、动产生凭证并能传送至总账。系统总体结构如下图所示：图 1.11系统总体结构图供应商中心提供了全面的供应商管理和应付账管理功能，可以通过录入应付单形成应付账，也可以与采购系统无缝连接自动形成应付账，并支持应付账的回冲；全面支持多币种核算，可以在会计期末和单据结算时自动处理汇兑损益；提供强大的账龄分析、应付账同比分析功能；具备较强的数据挖掘和整合能力，通过供应商卡片可以了解到每一个供应商的应付账状况；还提供详尽的应付账款报表。同时供应商中心也能较平滑地衔接电子商务功能。1.2 供应商中心的业务类型供应商中心的业务类型较多，系统目前有8种业务类型，其业务来源如下：业务类型业务范围来源交易清单对应内容

8、汇总表对应内容PI采购开票采购系统、供应商中心开票金额开票金额PC采购退回采购系统、供应商中心开票金额回冲金额PA预付账款现金中心开票金额付款金额PP付款核销现金中心核销金额付款金额PD付款折扣现金中心折扣金额折扣金额PL汇兑损益供应商中心开票金额开票金额PV应付冲预付对冲业务开票金额开票金额、付款金额PX应收冲应付对冲业务开票金额开票金额1.3 供应商中心主窗口进入新中大URP软件，点击“供应商中心”功能点，在功能树中将展开供应商中心的各项功能点。用户点击各末级功能点图形的按钮便可进入各功能点进行操作。1.4 图标说明本功能手册基本上做到重点突出，对于用户操作中可能会引起的错误操作或可能遇到

9、的疑惑，功能手册中都以“注意”、“提示”、“说明”、“疑难解答”的方式着重列出，以免用户理解错误；另外，本功能手册中示例丰富，基本上都以列举加图片的方式说明各功能具体的操作步骤和方法。 这是一个“注意”图标。它提醒您注意各种需要特别注意的因素或一些有趣的事情。 这是一个“提示”图标。它向您介绍软件中一些较隐蔽的功能。 这是一个“说明”图标。它对可能会引起您误解的问题进行解释。 这是一个“疑难解答”图标。它提醒您一些用户在操作过程中可能带来问题的操作。第2章 供应商卡片第2章 供应商卡片供应商卡片主要用于集中管理供应商档案，并利用供应商卡片最大限度的挖掘有用的供应商信息、采购情况和应付账情况。有

10、关供应商的几乎所有信息都反应在供应商卡片中，因此供应商卡片是用户用来管理和了解供应商情况的窗口。说明：供应商信息也可在基础数据子系统中录入。在运行供应商中心子系统时，系统自动将基础数据中的供应商信息采集过来。2.1 供应商卡片“供应商卡片列表”列示用户选择范围内供应商的概要情况，包括供应商名称、供应商类型、信用额度、采购净额、应付余额、供应商所属地区、分管部门和业务员等信息。在供应商卡片列表的基础上，用户可以进行供应商卡片的日常维护和查询操作。对于应付科目和预付科目，针对某一类或选定的供应商可以成批进行修改。单击供应商卡片列表窗口工具栏中“增加”按钮即可以在系统提供的供应商卡片中进行供应商信息

11、的录入。还可对已存在的供应商做黑名单处理，修改或新增的时候，勾选黑名单属性，就可以在选择供应商的时候过滤掉该供应商。1、在本系统中，供应商首先是一种单位类型，因此在基础数据模块中新增的每一个单位都可能随时成为供应商，；2、由其它单位类型转换成供应商类型的操作在基础数据子系统的往来单位中完成；3、往来单位信息包括“单位地址”、“联系方式”和“单位类型”3张选项卡；单位类型有客户、供应商和内部往来单位3种类型。新增供应商卡片需要录入“基本信息”、“财务信息”、 “发展纪要”三个方面的信息。其中“财务信息”和“发展纪要”属于供应商资料特有的；“基本信息”和“联系信息”与单位资料保持一致，用户只需要修

12、改单位信息或供应商卡片任何一个地方，其他地方将自动更新。财务信息图 2.11供应商卡片财务信息财务信息主要包括以下几方面的内容：2信用等级、信用额度供应商中心提供全面的供应商信用管理,供应商的信用等级和信用额度是信用管理的基础和重要依据。在基础设置中系统提供专门的信用等级的维护,并可以设置信用预警指标。系统还可以根据该供应商的信用额度和应付余额自动计算信用余额,并提供专门的供应商信用分析和报告,从而促进本单位对于供应商的信用管理。2信用等级设置信用等级设置主要用于维护供应商的信用等级情况，为供应商的信用限额维护提供参考，是供应商财务信息的重要组成部分。说明：a、信用等级既可在本模块的基础数据中

13、维护，也可在A3基础数据子系统中维护；b、系统允许用户修改信用等级，但只允许修改名称、描述，而不能修改信用等级的代码；c、财务信息中的信用等级可从下拉菜单中选择录入。下拉菜单默认显示信用等级列表。 2分管部门、分管业务员一般一个供应商会有一个部门负责管理与其相关的日常业务,而且常常是由该部门中一个比较固定的业务员具体负责,包括发展业务、签订采购订单、跟单、运货、开发票和付款等。系统针对各部门或各业务员管辖范围内的供应商提供各种报表，以便于各部门对其所属的供应商进行管理，也可以对各部门的供应商关系情况进行监督控制。2账务科目在供应商卡片中提供做账时该供应商默认的应付账款、预付账款和采购收入科目,

14、以方便用户日常操作和过账处理。系统建议采用比较统一的应付科目。科目要与该供应商的结算币种相一致,如与该供应商以美元结算,则对应的科目应支持美元结算，如该科目为美元户科目，则该科目为支持多币种核算科目。2折扣方式、默认折扣在采购业务中一般存在现金折扣、商业折扣和数量折扣三种,本系统支持折扣的自动处理,并针对每个供应商或某供应商类型提供默认的折扣政策。2结算币种即用户与该供应商进行交易计算时可能使用的币种,可以根据实际情况进行确定。可能是单一币种, 如本位币或某单一外币(如美元),也可能在不同的交易中使用不同的币种进行计算,此时需要选择“多币种”结算方式。本系统针对每一个供应商支持完善的多币种交易管理,可以查看以某种具体币种结算的交易情况,也提供整体的应付账和交易分析,提供货币重估功能,从而可以统一置换为以某一种币种进行度量的交易报告。2运输方式、供应商